La gestion de la caisse dans un commerce est toujours un élément important. Et pour cause, les erreurs de caisse à répétition peuvent avoir des répercussions sur la comptabilité. Mais alors, comment les éviter et vous assurer un suivi de vos encaissements précis et sans bavures ? Aujourd'hui, nous vous proposons d’en apprendre plus sur le principe du logiciel de caisse.
Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse ?
Un logiciel de caisse est un outil qui vous permet de gérer vos encaissements au quotidien, mais aussi de piloter votre activité. En règle générale, ce type de logiciel prend la forme d’une application, que vous pouvez télécharger sur une tablette tactile et/ou un smartphone. Vous souscrivez un abonnement afin de pouvoir accéder à un ensemble de fonctionnalités.
Les fonctionnalités de base d’un logiciel de caisse
Le logiciel de caisse vous permet de réaliser de nombreuses choses. Parmi les fonctionnalités de base, on retrouve :
● L’encaissement des clients : vous pouvez ajouter tous vos produits via votre back office pour y avoir accès au moment de l’encaissement mais aussi biper des codes barres. Dès qu’un client se présente à votre comptoir, vous pouvez ainsi saisir ses produits et commandes en quelques clics et de manière intuitive. Cette fonctionnalité inclut également le calcul du rendu de monnaie automatisé, ce qui est très utile pour éviter les erreurs de caisse.
● Le suivi du chiffre d'affaires : avec un logiciel de caisse, vous pouvez suivre le chiffre d’affaires de manière très précise chaque jour, chaque mois, chaque année… Vous pouvez consulter les produits stars et comparer vos recettes à celles de l’année précédente ou du mois précédent.
● La gestion comptable : TVA collectée, recettes… vous pouvez éditer et transmettre facilement vos rapports comptables à votre expert comptable, depuis le logiciel de caisse.
● La gestion des stocks : en indiquant dans l’outil le stock dont vous disposez, vous pouvez opérer un suivi précis de ce dernier. Vous pouvez également paramétrer des seuils d’alerte pour penser à approvisionner à temps.
Les fonctionnalités spécifiques
En plus des fonctionnalités de bases disponibles dans un logiciel de caisse, vous pouvez opter pour des options plus spécifiques à votre activité :
● Création de comptes clients,
● Mise en place de programme de fidélité,
● Création d’un service de click and collect avec site internet et gestion des commandes,
● Suivi et gestion d’une activité de dark kitchen (vous pouvez en savoir plus sur ce site),
● Suivi centralisé de vos commerces en réseaux...
Ce genre d’outil est-il obligatoire ?
Dès lors que vous êtes assujetti à la TVA avec votre activité, vous avez pour obligation de recourir à un logiciel de caisse. Cette disposition a été mise en place pour opérer un suivi plus cadré de l’activité des commerçants et garder une trace des transactions, de manière à réduire le risque de fraudes.
Miser sur un logiciel de caisse certifié
Attention toutefois, vous ne devez pas choisir n’importe quelle solution d’encaissement. Celle-ci doit avoir l’une des certifications reconnues par l’Etat : la norme LNE ou NF525. Par exemple, le logiciel de caisse Apitic met en avant sur son site sa certification à la norme LNE.
Quel logiciel de caisse choisir ?
Vous souhaitez trouver le meilleur logiciel de caisse possible ? Voici quelques critères à observer pour vous assurer de faire le bon choix :
● Des fonctionnalités sur-mesure : préférez un outil qui peut s’adapter à votre type d’activité et qui propose des fonctionnalités et équipements qui vous correspondent vraiment,
● Un logiciel certifié : vérifiez que le logiciel visé détient bien une certification (LNE ou NF525),
● Un outil français : mieux vaut miser sur un logiciel de caisse français, vous serez plus à l’aise pour communiquer avec le service client et plus serein quant au respect de la législation française.
Compte tenu de ces différents critères, nous vous conseillons particulièrement le logiciel de caisse Apitic, qui coche toutes les cases. Un outil intuitif et facile à mettre en place, qui vous permettra de gérer et piloter votre activité de façon optimisée.